Погодження є, ціни вже немає: коли кошторис СТО потрібно перевірити знову

Клієнт підтвердив кошторис, а до замовлення запчастин закупівельна ціна змінилася або постачальник зняв резерв. Приймальнику потрібно зрозуміти, чи можна виконати погоджений ремонт на попередніх умовах і що саме тепер потребує рішення.

Зміна закупівлі та зміна пропозиції клієнту — різні події. Нова ціна постачальника сама по собі не означає, що до погодженої клієнтом суми вже додано доплату. Спочатку перевірте конкретну позицію, потім зафіксуйте рішення сервісу й, якщо змінюються умови для клієнта, обговоріть оновлену пропозицію.

Розділяйте умови закупівлі та пропозицію клієнту

У вихідних даних кошторису корисно розрізняти три речі:

• Підтвердження закупівельної ціни. Яку ціну назвав постачальник, коли її перевірили та які умови її збереження він повідомив
• Наявність і резерв. Чи є потрібна кількість, чи оформлено резерв і до якого моменту його підтверджено, якщо постачальник узагалі пропонує резервування
• Умови пропозиції СТО. Про які роботи, запчастини, вартість і очікувані строки повідомили клієнту та що він погодив

Не кожна позиція має три фіксовані строки. Якщо постачальник не підтвердив строк дії ціни або резерву, так і позначте: «не підтверджено». Внутрішній час наступної перевірки не можна видавати за гарантію постачальника.

Наприклад, ціна може бути відома, а резерв — ще не оформлений. Або резерв є, але строк постачання змінився. Одного статусу «погоджено» недостатньо, щоб зрозуміти ці відмінності.

Якщо в пропозиції клієнту зазначено строк дії, зберігайте саме надіслані умови разом із відповіддю. Внутрішня позначка «потрібно перевірити закупівлю ще раз» сама по собі не описує, що сталося з уже погодженою пропозицією. Ця стаття розглядає порядок роботи з інформацією, а не правові наслідки зміни кошторису.

Перевіряйте змінений рядок і його вплив на ремонт

Зазначте, що змінилося: закупівельна ціна, доступність, кількість, варіант запчастини, склад робіт або строк виконання. Потім перевірте, чи впливає це на вартість і умови, які отримав клієнт.

Якщо змінилася лише закупівельна ціна, сервіс може розглянути збереження попередньої ціни продажу. Це внутрішнє рішення відповідального працівника з урахуванням витрат. Якщо пропонують іншу запчастину, додаткові роботи, нову суму або інший строк, підготуйте зрозуміле оновлення для клієнта.

За часткового погодження окремо позначайте підтверджені роботи, відкладені рекомендації та позиції, щодо яких ще чекають відповіді. Зміна одного рядка не вимагає автоматично формувати всю пропозицію заново. Але потрібно перевірити залежності: без цієї запчастини може бути неможливо завершити й решту погоджених робіт.

Корисно розрізняти статуси дій: «клієнт погодив», «замовлення надіслано постачальнику», «постачальник підтвердив умови» та «запчастину отримано». Надсилання замовлення ще не підтверджує, що постачальник прийняв його за очікуваною ціною та в потрібній кількості.

Картка перевірки кошторису: що записати

Для позиції, від якої залежить продовження ремонту, збережіть короткий запис:

1. Замовлення-наряд, запчастина, кількість і постачальник
2. Закупівельна ціна та дата її останнього підтвердження
3. Підтверджені умови наявності, резерву й постачання або позначка про те, що поки невідомо
4. Версія пропозиції клієнту: склад, ціна та повідомлені строки
5. Відповідь клієнта й час її отримання
6. Коли надіслано замовлення та що підтвердив постачальник
7. Що змінилося, яке рішення ухвалено й хто відповідає за наступний крок

Відомості про закупівлю беріть із відповіді постачальника або доступного підтвердження замовлення. Умови для клієнта — з надісланої пропозиції та його відповіді. Збережіть попередню версію, щоб було видно, що змінилося. Не замінюйте відсутні дані точним часом, відновленим із пам’яті: такий запис потрібно позначити як приблизну оцінку.

Цей шаблон є організаційною рекомендацією. Його можна вести в погодженому з командою місці, пов’язаному із замовленням-нарядом; він не означає, що в програмі вже є автоматичне резервування, блокування цін або всі перелічені поля.

Умовний приклад: закупівля змінилася після відповіді клієнта

Вигадана ситуація. Клієнт погодив комплект за 16 000 грн о 15:50. Працівник СТО надіслав замовлення постачальнику о 16:07. О 16:12 постачальник відповів, що попередня закупівельна ціна 12 000 грн більше недоступна, а поточна становить 13 200 грн. Ці числа наведено лише для прикладу.

Перша дія — записати підтверджену зміну. Потім відповідальний обирає варіант і перевіряє решту умов: наявність, комплектність і строк отримання.

• Ціна для клієнта залишається 16 000 грн. Усередині СТО фіксують рішення прийняти вищу закупівельну вартість і перевіряють його вплив на результат замовлення
• СТО пропонує іншу запчастину або нову суму. Приймальник пояснює різницю, надсилає оновлену пропозицію та фіксує відповідь клієнта саме на змінені умови
• Підтвердженого варіанта поки немає. Зазначають причину очікування, відповідального й наступний час зв’язку з клієнтом

Повідомлення клієнту в такому випадку має містити конкретику: яка позиція змінюється, що пропонують замість попереднього варіанта, як змінюються загальна сума та строк. Попередню відповідь «згоден» не варто переносити на нову версію без уточнення.

Ні час надсилання замовлення, ні різниця між двома цінами самі по собі не доводять, скільки простоював пост і чому виникла затримка. Для цього потрібні окремі відомості про фактичну роботу й очікування.

Що перевірити перед передачею ремонту в роботу

Перед призначенням наступного етапу переконайтеся, що критичні позиції мають підтверджені умови, необхідні зміни обговорено з клієнтом, а невирішені питання мають відповідального. Якщо автомобіль уже розібрано, рішення про його переміщення й доступність поста ухвалюють окремо з урахуванням безпечного стану машини.

В екосистемі MECH Orbit оперативна робота СТО пов’язана з CRMmech. На демо попросіть пройти одне замовлення-наряд від кошторису й відповіді клієнта до замовлення запчастини. Перевірте, де видно актуальні дані та де команда має доповнити запис вручну.

Для докладнішої перевірки витрат за замовленням використовуйте окремий розбір прибутковості ремонту. А в роботі з кошторисом почніть з одного правила: кожна зміна повинна мати зрозумілий зміст, рішення та відповідального за наступний крок.